Posts tagged ‘juridische audit’

27 september 2017

Nieuwsbrief trustkantoren door DNB

door Ellen Timmer, advocaat ondernemingsrecht @Pellicaan

DNB heeft wederom een nieuwsbrief voor trustkantoren uitgebracht. Onderstaand de intro’s:

Combinatie belastingadvies en trustdienstverlening problematisch
Bij kantoren die belastingadvies en trustdiensten combineren, is de trustdienstverlening vaak ondergeschikt aan belastingadvies. Dit belemmert een integere bedrijfsvoering.

Handmatige controle van sanctielijsten te foutgevoelig
Handmatige screening aan de hand van sanctielijsten is dermate foutgevoelig dat dit in de hoogrisico-omgeving van de trustdienstverlening ongewenst is.

Acht trustkantoren kregen aanwijzingen over hun auditfunctie
DNB heeft acht trustkantoren via een aanwijzing gedwongen tot een effectieve audit van een onafhankelijke auditor.

Uitvraag over beheersing integriteitrisico’s
DNB zal medio oktober aan ongeveer 25 trustkantoren een online vragenlijst voorleggen over de integere bedrijfsvoering.

Wet toezicht trustkantoren 2018
Het wetsvoorstel inzake de Wet toezicht trustkantoren 2018 (Wtt18) wordt naar verwachting in 2018 in de Tweede Kamer behandeld.

Kort nieuws
Hierin aandacht voor:

  • Good Practice Integrity Risk Appetite;
  • Informatiebijeenkomst toetsingen 6 november;
  • Vervolg onderzoeken Agressieve belastingplanning en klantanonimiteit.
30 maart 2017

Nieuwsbrief trustkantoren door DNB

door Ellen Timmer, advocaat ondernemingsrecht @Pellicaan

Vandaag heeft DNB een nieuwsbrief voor trustkantoren uitgebracht. De onderwerpen:

25 januari 2017

Trustkantoren nieuwsbrief DNB | audit, terrorismefinanciering, belastingplanning, voetbal, ISI, bijeenkomst toetsingen

door Ellen Timmer, advocaat ondernemingsrecht @Pellicaan

DNB heeft vandaag een nieuwsbrief voor trustkantoren uitgebracht.
Inhoud:

Kwaliteit auditfunctie schiet tekort
Uit verdiepend onderzoek bij 33 trustkantoren blijkt dat de uitoefening van de auditfunctie nog onvoldoende effectief is. DNB publiceert hierover een beoordelingskader.

Terrorismefinanciering blijft speerpunt toezicht DNB
DNB gaat gericht onderzoek doen naar de wijze waarop instellingen transacties controleren op mogelijke betrokkenheid bij terrorismefinanciering.

DNB start onderzoek belastingplanning en klantanonimiteit
DNB start een onderzoek naar de betrokkenheid van trustkantoren bij het faciliteren van financiële constructies die de zichtbaarheid van personen en bedrijven voor overheidsinstanties (zoals de Belastingdienst) belemmeren.

Kort nieuws
Hierin aandacht voor:

  • DNB vraagt meer aandacht voor integriteitsrisico’s voetbalwereld – persbericht / factsheet
  • Uitvraag ISI-formulier
  • Inschrijven informatiebijeenkomst toetsingen 7 maart
10 oktober 2016

Nieuwsbrief DNB voor trustkantoren

door Ellen Timmer, advocaat ondernemingsrecht @Pellicaan

Vandaag heeft DNB een nieuwsbrief voor trustkantoren verspreid:

1 april 2016

DNB nieuwsbrief voor trustkantoren

door Ellen Timmer, advocaat ondernemingsrecht @Pellicaan

Op 31 maart jl. is een nieuwsbrief voor trustkantoren uitgebracht door DNB.
Onderwerpen:

  • Wijziging in de methodiek van personentoetsing >>> en een informatiebijeenkomst daar over >>>
  • Nieuwe themaonderzoeken door DNB over transactiemonitoring, de auditfunctie, integriteitsrisicomanagement en de integriteitsrisico’s verbonden aan betaald voetbal >>>
  • Stakeholderonderzoek >>>
  • Update FATF-waarschuwingslijsten >>>
  • Position paper DNB voor de bijeenkomst van de tweede kamer commissie >>> (zie mijn eerdere bericht over die bijeenkomst)
2 november 2014

DNB heeft website vernieuwd

door Ellen Timmer, advocaat ondernemingsrecht @Pellicaan

De website van DNB is onlangs vernieuwd, wat tot gevolg heeft gehad dat ook de pagina’s voor trustkantoren zijn aangepast. Nog steeds gaat informatie per type onder toezicht gestelden schuil onder het vage begrip “Open Boek Toezicht”. Onder ‘sectoren’ is de informatie voor/over trustkantoren te vinden.

Hopelijk is nu sprake van vaste internetpagina adressen, zodat het makkelijker wordt om deeplinks te plaatsen naar bepaalde pagina’s. De naam van de trustkantoren ‘voorpagina’ wijst daar niet op, die naam luidt nu ‘http://www.toezicht.dnb.nl/4/5/11/50-204672.jsp?s=n‘, wat kan betekenen dat het adres variabel is. Prettig is dat de trustkantoren voorpagina onder ‘Algemeen’ een link naar het register heeft staan.

Toch lijken er nog steeds verwijzingen te staan naar pagina’s die niet voor trustkantoren relevant zijn. Zo gaat ‘Publicatie van sancties & Openbare waarschuwingen’ alleen over publicaties op grond van de Wft (en niet de Wtt). In de rubriek ‘Recente wijzigingen‘ zijn ook pagina’s te vinden, die ik zo snel niet via een andere route terugzag. In die rubriek zijn een aantal berichten verdwaald die niet voor trustkantoren bestemd zijn, zoals ‘Bijdrage aan hersteleis’ vervalt in de aanloop naar het nieuwe FTK.

De pagina’s voor/over trustkantoren lijken inhoudelijk nauwelijks te zijn gewijzigd.

Vraag en antwoord DNB

Misschien zijn de vraag & antwoord berichten, te vinden via  ‘Recente wijzigingen‘, nieuw. Onderstaand een overzicht van de Q&A’s, met na ‘>>>’ enkele opmerkingen van mijn kant:

Q&A – Risicoanalyse bedrijfsvoering. Hoe geeft een trustkantoor uitvoering aan de verplichting tot het periodiek uitvoeren van een risicoanalyse jegens de integere bedrijfsvoering (artikel 4 Rib Wtt 2014)?
Q&A – Inrichting compliance functie. Hoe draagt een trustkantoor zorg voor een onafhankelijke en effectieve compliancefunctie ten aanzien van haar werkzaamheden (artikel 7 Rib Wtt 2014)?
Q&A – Inrichting audit functie. Hoe draagt een trustkantoor zorg voor een onafhankelijke en effectieve audit functie ten aanzien van haar werkzaamheden (artikel 7 Rib Wtt 2014)? >>> Meer informatie van DNB over het nieuwe audit-fenomeen in de Rib
Q&A – Risicoanalyse Dienstverlening. Hoe geeft een trustkantoor uitvoering aan de verplichting tot het onderzoeken van de integriteitrisico’s die aan de dienstverlening zijn verbonden (artikel 23 Rib Wtt 2014)? >>> Over domicilieverlening wordt gezegd dat dit een een verhoogd risico zou opleveren. Voorts spreekt DNB over ‘dienstverlening die relatief veel politiek prominente personen (PEP’s) aantrekt uit landen die hoog scoren op de Corruption Perception Index’. Een hyperlink naar de genoemde Corruption Perception Index ontbreekt.
Q&A – Uitvoeren cliëntenonderzoek. Hoe geeft een trustkantoor op adequate wijze vorm aan het verplichte cliëntenonderzoek? >>> DNB schrijft hier onder meer dat niet alleen de potentiële cliënt dient te worden onderzocht, “Dit betekent dat het trustkantoor voortaan dus ook onderzoek doet naar aanbrengers of tussenpersonen. (…) De dubbele onderzoekverplichting zal in een aantal gevallen leiden tot een uitbreiding van het aantal te onderzoeken partijen die bij de dienstverlening betrokken zijn.” Uit de voorbeelden blijkt dat er onderzoek moet worden gedaan naar de buitenlandse belastingadviseur die een opdracht aanbrengt en naar de multinational die een Nederlandse bv wil oprichten.
Q&A – Uitvoering onderzoek herkomst vermogen. Hoe geeft een trustkantoor op adequate wijze vorm aan het verplichte onderzoek naar de herkomst van vermogen?
Q&A – Onderzoek naar doel van de structuur. Hoe geeft een trustkantoor op adequate wijze vorm aan het verplichte onderzoek naar het doel van de structuur?
Q&A – Dienstverlening aan PEP’s. Hoe gaat een trustkantoor om met politiek prominente personen (politically exposed persons, PEPs)?

De informatie blijft zeer globaal van karakter en geeft niet de ‘guidance’ die van een bestuursorgaan als DNB verwacht mag worden. Dat betekent dat er toch nog veelvuldig contact met DNB nodig kan zijn, waar het bestuursorgaan blijkens deze pagina ook voor open staat.

29 juli 2014

Regeling integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren 2014 is in de Staatscourant geplaatst

door Ellen Timmer, advocaat ondernemingsrecht @Pellicaan

De nieuwe versie van de Regeling integere bedrijfsvoering is afgelopen week in de Staatscourant geplaatst onder de titel “Regeling integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren 2014“. Bij de tekst van de regeling hoort ook een summiere toelichting.

De regeling heeft een zeer algemeen karakter, zoals ook in de vorige versie al het geval was, zodat de praktijk behoefte zal houden aan meer informatie over de interpretatie. In de regeling zijn nieuwe regels inzake functiescheiding binnen trustkantoren opgenomen, die tot doel hebben kleine trustkantoren te weren. Met name artikel 7 is interessant, omdat daarin onder meer de functie van de juridisch auditor is opgenomen, een onderwerp waar over ik al eerder schreef. Dat artikel luidt:

Artikel 7

1. Een trustkantoor draagt zorg voor een onafhankelijke en effectieve compliancefunctie ten aanzien van haar werkzaamheden. De compliancefunctie is gericht op het controleren van de naleving door het trustkantoor van het bij of krachtens de wet bepaalde en het procedurehandboek.

2. Een trustkantoor draagt er zorg voor dat op onafhankelijke en effectieve wijze een auditfunctie wordt uitgeoefend ten aanzien van haar werkzaamheden en de compliancefunctie. De auditfunctie is gericht op het controleren van de naleving door het trustkantoor van het bij of krachtens de wet bepaalde en het procedurehandboek en de uitvoering van de compliancefunctie.

3. Een trustkantoor creëert een adequate functiescheiding. Daarmee waarborgt het trustkantoor de onaf-hankelijke uitoefening van de compliancefunctie en de auditfunctie door vastlegging van taken, verant-woordelijkheden en bevoegdheden. Met deze functiescheiding draagt een trustkantoor er in elk geval zorg voor dat:
a. de uitvoering van werkzaamheden niet wordt gecombineerd met de uitoefening van de compliancefunctie ten aanzien van die werkzaamheden;
b. de uitvoering van werkzaamheden en de uitoefening van de compliancefunctie niet wordt gecombineerd met de uitoefening van de auditfunctie;
c. een bestuurder van een trustkantoor geen auditfunctie uitoefent en geen compliancefunctie uitoefent ten aanzien van de werkzaamheden van een andere bestuurder, indien de laatstbedoelde bestuurder de compliancefunctie uitoefent of heeft uitgeoefend ten aanzien van werkzaamheden van de eerstbedoelde bestuurder.

4. De personen belast met de compliancefunctie of de auditfunctie rapporteren hun bevindingen, met name gesignaleerde tekortkomingen of gebreken in de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde en het procedurehandboek, aan het bestuur.

5. Een trustkantoor houdt de rapportages, bedoeld in het vierde lid, gedurende vijf jaar beschikbaar voor de toezichthouder.

6. Een trustkantoor kan de compliancefunctie en de auditfunctie uitbesteden.

Vindplaatsen Regeling integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren 2014:

9 mei 2014

Een nieuw juridisch beroep: de auditor

door Ellen Timmer, advocaat ondernemingsrecht @Pellicaan

De wijziging van de uitvoeringsregeling voor trustkantoren [*] illustreert een ontwikkeling die gaande is in het financiële (toezicht)recht.

Tijdens de internetconsultatie over de nieuwe uitvoeringsregeling voor trustkantoren is dit concept (pdf) aan het publiek voorgelegd. In dat concept wordt onderscheid gemaakt tussen:

  • Uitvoering: dit zijn de mensen die zich binnen de onderneming bezig houden met het primaire proces: degenen die zorgen voor de ‘verkoop’ en voor het verzorgen van de overige primaire activiteiten (zoals het maken van cliëntacceptatiedossiers, het oprichten van rechtspersonen, het voeren van administraties). In het voorstel gaat het over trustkantoren, maar het zou net zo goed over banken, verzekeraars, tussenpersonen, notarissen en ICT-ondernemers kunnen gaan.
  • Compliance: de compliancemedewerkers zijn bezig met de naleving van wet- en regelgeving geldend voor de onderneming. Dit zijn de mensen die alle wet- en regelgeving bij houden, cursussen volgen en de mensen van de uitvoering op de huid zitten.
  • Audit: het voorstel introduceert een nieuwe functie, nl. degenen die de eerste twee categorieën personen moeten controleren, de (interne) “auditfunctie”. Het betreft hier een audit die ziet op naleving van wet- en regelgeving en niet op de financiële verantwoording. Het is dus een juridische audit.

Klein mag niet meer

Het concept als hiervoor beschreven is bij grotere ondernemingen al terug te vinden. Een trend is dat dat overheid een dergelijke scheiding ook aan kleine ondernemingen wil opleggen, wat voor de overheid meteen een mooie mogelijkheid biedt om de ondernemingen die in de ogen van de overheid te klein zijn uit het vak te verwijderen. Bij trustkantoren is die ontwikkeling al in volle gang. In een brief van 27 juni 2013 heeft DNB gevraagd om maatregelen tegen kleine trustkantoren. De Bank vraagt in de brief de Wtt aan te vullen met de eis dat bij trustkantoren er ten minste twee natuurlijke personen optreden als dagelijkse beleidsbepaler. En dat is niet het enige.

De juridische audit in het consultatievoorstel

In de consultatietekst staat in artikel 7 lid 2:

Een trustkantoor draagt er zorg voor dat op onafhankelijke en effectieve wijze een auditfunctie wordt uitgeoefend ten aanzien van haar werkzaamheden en de compliancefunctie. De auditfunctie is gericht op het controleren van de naleving door het trustkantoor van het bij of krachtens de wet bepaalde en het procedurehandboek en de uitvoering van de compliancefunctie.

Uit deze tekst blijkt dat deze audit helemaal niets te maken heeft met de financieel getinte audit die accountants uitvoeren.

Vervolgens wordt in de toelichting onder meer het volgende opgemerkt, mensen die van ‘moderne’ toezichtconcepten houden zullen hier van smullen (onderstreping door mij):

Een trustkantoor dient ervoor te zorgen dat op onafhankelijke en effectieve wijze een compliancefunctie en een auditfunctie worden uitgeoefend. Voor de formulering van dit artikel is ten dele aangesloten bij artikel 21 van het Besluit prudentiële regels Wft waarin de compliancefunctie voor bepaalde financiële ondernemingen is geregeld.
De compliancefunctie is gericht op de naleving door het trustkantoor van de Wet toezicht trustkantoren, de onderhavige regeling en het eigen procedurehandboek. De compliancefunctie is bedoeld voor controle op de dagelijkse gang van zaken. Gebruikelijk zal deze controle intern kunnen worden uitgevoerd door medewerkers van het trustkantoor die niet betrokken zijn of waren bij de te controleren werkzaamheden (onafhankelijkheid) en daartoe voldoende zijn toegerust (effectiviteit). Bij grotere trustkantoren is denkbaar dat een aparte complianceafdeling wordt ingericht waarvan de medewerkers zijn vrijgesteld van commerciële dienstverlening.
De auditfunctie is daarnaast ook gericht op de uitoefening van de compliancefunctie; in zoverre is sprake van controle op controle. Dit is met name van belang waar de compliancefunctie wordt uitgeoefend door medewerkers van het trustkantoor die ook betrokken zijn bij commerciële dienstverlening. Naar gelang de compliancefunctie meer op afstand staat van de uitvoering van werkzaamheden, zal de auditfunctie minder intensief kunnen zijn. Voor de vereiste intensiviteit van de auditfunctie zijn verder de complexiteit en het risicoprofiel van de dienstverlening van belang. Procedures inzake compliance en audit moeten worden opgenomen in het procedurehandboek. Zodoende kan de toezichthouder de voorziene intensiteit en frequentie van de auditfunctie toetsen aan alle omstandigheden. In het procedurehandboek moet verder worden vermeld welke natuurlijke personen de auditfunctie kunnen uitoefenen.
In het derde lid is geregeld dat een trustkantoor de onafhankelijkheid van de compliance- en auditfunctie moet waarborgen. Daartoe dient het trustkantoor in elk geval te voorkomen dat degenen die deze functies uitoefenen hun eigen werk controleren. Ten aanzien van bestuurders van een trustkantoor geldt in dit opzicht een nog strengere regel: zij mogen als eindverantwoordelijken binnen het trustkantoor geen auditfunctie uitoefenen en in de uitoefening van de compliancefunctie mogen zij niet kruiselings elkaars werk controleren. De opsomming van maatregelen in het derde lid is niet limitatief: een trustkantoor zal in voorkomend geval aanvullende maatregelen moeten nemen om te waarborgen dat bij de uitoefening van de compliance- en auditfunctie geen sprake kan zijn van belangenverstrengeling. De toezichthouder kan hierover nadere regels stellen op grond van het zesde lid.
Zoals hiervoor al vermeld moet er voldoende afstand zijn tussen werkzaamheden en controle ter voorkoming van belangenverstrengeling. De compliancefunctie moet op voldoende afstand staan van uitvoering, en de auditfunctie moet op voldoende afstand staan van uitvoering en compliance. Zo zou een middelgroot trustkantoor de compliancefunctie intern kunnen realiseren (uitvoerende medewerkers controleren elkaars werkzaamheden) en de auditfunctie kunnen uitbesteden. Een groot trustkantoor zou ervoor kunnen kiezen ook de auditfunctie intern te beleggen, in een aparte afdeling die los van uitvoering en compliance opereert en direct rapporteert aan het bestuur. Een klein trustkantoor daarentegen zou genoopt kunnen zijn ook de compliancefunctie uit te besteden. In dit laatste geval is van belang de afstand tussen compliance en audit te bewaken. Zo zal de auditfunctie niet mogen worden uitbesteed aan een rechtspersoon die ook de compliancefunctie uitoefent of heeft uitgeoefend, of die deel uitmaakt van dezelfde groep als degene die de compliancefunctie uitoefent of heeft uitgeoefend. In het algemeen zal een trustkantoor de compliance- of auditfunctie niet mogen uitbesteden aan een persoon of rechtspersoon die tevens controle- of adviesdiensten voor dat trustkantoor verricht.
In het vierde lid is geregeld dat de bevindingen van de compliancefunctie en de auditfunctie, waaronder met name gesignaleerde tekortkomingen of gebreken, worden gerapporteerd aan het bestuur. Deze rapportageverplichtingen gelden onafhankelijk van elkaar; bevindingen uit de compliancefunctie moeten dus worden gemeld aan het bestuur ongeacht te rapporteren bevindingen uit de auditfunctie. Deze rapportageverplichtingen zijn voorts te onderscheiden van de verplichting op grond van artikel 11, eerste lid, om de toezichthouder onverwijld te informeren in geval van incidenten. Denkbaar is dat een tekortkoming eerst intern wordt gerapporteerd aan het bestuur op grond van artikel 7, vierde lid, en vervolgens – indien de tekortkoming kwalificeert als incident – door het bestuur wordt gemeld aan de toezichthouder op grond van artikel 11, eerste lid.

Toelichting voor de lezer die niet uit de trust komt:

“de toezichthouder” is de persoon van DNB die bij de ondernemer op bezoek komt om te controleren of de ondernemer het goed heeft gedaan. De toezichthouder is de controleur van de controleur.

Effectiviteit

De toelichting op het consultatievoorstel ronkt van de goede bedoelingen. Maar over de effectiviteit van de voorgestelde maatregelen is in het consultatievoorstel niets te vinden. Er wordt geen melding gemaakt van wetenschappelijke onderzoeken die zijn gedaan naar de kwaliteit van financiële ondernemingen. Er blijkt ook niet uit of onderzoek is gedaan naar de vraag of procedurehandboeken en cliëntacceptatiesystemen wel enig positief effect sorteren op die kwaliteit. Dus of al het gedoe rondom die procedurehandboeken (waarin voor 90% de wet en de uitvoeringsregeling wordt overgeschreven) wel enige zin heeft, weet niemand. En of het maken van al die cliëntacceptatierapportjes en afvinken van uitgevoerde handelingen wel iets oplevert, is ook niet bekend.

Gouden toekomst

Deze aanpak bij trustkantoren, die vast als model zal dienen voor veel andere sectoren, zal zorgen voor veel juridische werkgelegenheid. Niet alleen bij de betrokken ondernemingen zelf en bij de dienstverleners die actief zijn voor deze ondernemingen.

Universiteiten kunnen hun opleidingsprogramma uitbreiden met een speciale opleiding tot academisch gevormd juridisch auditor. Inmiddels is er alle aanleiding om een speciale richting “compliance” te introduceren bij de juridische faculteiten. Misschien is het nog beter om de juridische faculteiten om te dopen in “financieel-juridische” faculteiten, zodat de accountancy-opleiding kan worden geïntegreerd in de nieuwe financieel-juridische opleidingen.

Binnen het moderne financiële toezicht is de werkgelegenheid gegarandeerd, al is natuurlijk de vraag of er nog voldoende klanten blijven om de kosten van de diensten te betalen.

[*]  Regeling integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren

Aanvulling 14 mei 2014
Dit bericht heb ik ook in de LinkedIn groep ‘Trustbase’ geplaatst. Er kan ook via die LinkedIn groep gediscussieerd worden.

 

%d bloggers liken dit: