Posts tagged ‘DNB’

23 september 2014

DNB nieuwsbrief september 2014, onder meer over geschiktheidstoetsing, kosten toezicht en aanpassing procedurehandboeken

door Ellen Timmer

Vandaag heeft DNB een nieuwsbrief gericht op trustkantoren verspreid. Onderwerpen van de artikelen zijn:

29 augustus 2014

Presentatie bij VCO op 9 september 2014 over “De toenemende invloed van de overheid op management van ondernemingen”

door Ellen Timmer

Tijdens de bijeenkomst van de Vereniging van Compliance Officers van 9 september 2014 zal ik een lezing geven over de toenemende overheidsinvloed op het management van ondernemingen. Lees hier de uitnodiging. Onder meer staat er in de uitnodiging:

Ellen Timmer, advocaat ondernemingsrecht verbonden aan Pellicaan Advocaten N.V., zal een presentatie geven over de toenemende overheidsinvloed op de personele bezetting van ondernemingen. Financiële instellingen hebben hier al langer mee te maken vanwege de geschiktheidstoetsing door DNB en AFM.

De overheid gaat zich steeds vaker met de personele organisatie van ondernemingen bemoeien, wat wordt geïllustreerd door recente wijzigingen in de trustsector. Onder meer zijn alle trustkantoren verplicht om over een onafhankelijke auditfunctie te beschikken en wenst DNB dat alle trustkantoren in de toekomst twee ‘beleidsbepalers’ hebben.

De in aantocht zijnde nieuwe Europese antiwitwasregelgeving zal naar verwachting tot gevolg hebben dat bij een aantal niet-financiële ondernemingen ook toetsing van functionarissen zal gaan plaats vinden. Een andere vorm van overheidsinvloed is het bestuursverbod, dat volgens kabinetsplannen in het civiele recht zal worden geïntroduceerd.

Kortom: een onderwerp dat volop in beweging is.

5 augustus 2014

DNB: “De Sanctiewet: de financiële sector als poortwachter”

door Ellen Timmer

DNB heeft vandaag een bericht over de Sanctiewet gepubliceerd:

De Sanctiewet: de financiële sector als poortwachter

De oplopende politieke spanningen rond het conflict in Oekraïne en de vliegramp met vlucht MH17 hebben ertoe geleid dat de Europese Unie en de Verenigde Staten sancties hebben afgekondigd tegen personen en entiteiten die betrokken zijn bij dit conflict. De financiële sector heeft een belangrijke functie als poortwachter bij de uitvoering van die sancties. Dit DNBulletin schetst de achtergronden bij de sancties en de rol van de Nederlandse financiële sector bij de uitvoering daarvan.
De afgelopen weken heeft de Europese Unie sancties afgekondigd tegen ruim honderd personen en entiteiten die betrokken zijn bij het conflict. Daarnaast zijn er restricties opgelegd aan financiële transacties met Russische staatsbanken en gelden er voor enkele sectoren handelsbeperkingen. De afgelopen jaren zijn er overigens vaker sancties opgelegd tegen personen, entiteiten en landen wereldwijd. Deze sancties kregen niet altijd veel aandacht: naast sancties tegen terroristen en hun organisaties, ging het in eerdere gevallen bijvoorbeeld om sancties die de handel in bepaalde goederen tegengaan of sancties die waren gericht op personen uit conflictgebieden op het Afrikaanse continent, of tegen dictatoriale regimes.

Sanctiemaatregelen
Sancties zijn politieke instrumenten in het buitenland- en veiligheidsbeleid van de Europese Unie. Het zijn dwingende instrumenten die worden ingezet als reactie op schendingen van het internationaal recht of de mensenrechten of om verandering te brengen in beleid wanneer wettelijke of democratische beginselen niet worden nageleefd.

Sancties vormen ook een belangrijk wapen in de strijd tegen terrorisme. Door de tegoeden van terroristen te bevriezen wordt het weliswaar niet onmogelijk om terroristische aanslagen voor te bereiden en uit te voeren, het wordt wel moeilijker.
De meest voorkomende sancties zijn wapenembargo’s en handelsrestricties, reis- en visumrestricties en financiële sancties. Er zijn grofweg twee soorten financiële sancties te onderscheiden: een gebod tot het bevriezen van tegoeden en ander financieel bezit, en een verbod op het verlenen van financiële diensten. Het gaat dan om betalingsverkeer, handelsfinanciering, (transport)verzekeringen, maar ook de directievoering over doelvennootschappen door trustkantoren.

Hoe controleren financiële instellingen de naleving?
Sancties moeten door iedereen worden nageleefd en dus ook door financiële instellingen. Het niet naleven van sancties is een economisch delict. Financiële instellingen fungeren als poortwachter om ongewenste elementen in ons financiële stelsel waar nodig te identificeren, te weren en ongewenste transacties tegen te gaan. Op basis van integriteits-, anti-terrorisme- en anti-witwas-wetgeving wordt van financiële instellingen verwacht dat zij hun klant kennen.
Als een nieuwe of gewijzigde sanctieregeling wordt uitgevaardigd, moeten financiële instellingen nagaan of zij de in de sanctieregeling opgenomen personen, bedrijven of entiteiten als relatie hebben. Daarnaast moeten ze nagaan of ze met hun dienstverlening in potentie ongeoorloofde transacties mede uitvoeren of faciliteren. Aan dat soort transacties mag geen medewerking meer worden verleend. Als daarvan sprake is moet een financiële onderneming direct actie ondernemen. Wat een financiële onderneming precies moet doen hangt af van de aard van de dienstverlening door de financiële instelling en de bepalingen in de sanctieregeling. Hierbij kan gedacht worden aan het verplicht bevriezen van een tegoed op een bankrekening, het blokkeren van een verzekerings- of pensioenpolis of het beëindigen van een handelskrediet. De financiële instelling moet DNB onmiddellijk informeren over bijvoorbeeld een bevriezing.
Financiële instellingen kunnen zich niet beperken tot een check op de gepubliceerde namen op de sanctielijst, maar moeten er alles aan doen om te doorgronden wie de uiteindelijke zeggenschap heeft bij een klant. Deze zogenoemde UBO (‘ultimate beneficial owner’) kan zich bijvoorbeeld verschuilen achter ondernemingen, stichtingen of personen. Het is dus zaak dat financiële instellingen te allen tijde weten wie hun daadwerkelijke klant is. Dit is ook verplicht gesteld in wetgeving. Daarnaast zullen financiële instellingen de financiële relaties van hun klant in hun onderzoek moeten betrekken en moeten nagaan of die wellicht voorkomen op een sanctielijst. Dit alles om te voorkomen dat een financiële instelling op welke manier dan ook meewerkt aan verboden transacties.

Toezicht op de naleving van de Sanctiewet
DNB en AFM houden in de financiële sector toezicht op de naleving van de sancties. Zij kijken naar de effectiviteit van procedures en maatregelen van financiële instellingen die zijn gericht op de naleving van de sancties. Bij overtreding kunnen zij een last onder dwangsom of een bestuurlijke boete aan een instelling opleggen. Ook kunnen ze strafrechtelijk aangifte doen. Ontvangen meldingen worden door DNB en AFM beoordeeld. Als er sprake is van een (voorgenomen) transactie die in strijd is met de sancties, dan sturen zij de melding daarvan door aan het ministerie van Financiën. Ook zal er, indien nodig, aanvullend onderzoek worden verricht naar de melding.

25 juli 2014

Meer risicogebaseerd toezicht op trustkantoren

door Ellen Timmer

Hoewel ik in de veronderstelling verkeerde dat het toezicht op trustkantoren in hoge mate risicogebaseerd is, denkt DNB daar blijkens de wetgevingsbrief die onlangs is bekend gemaakt anders over.

Naar aanleiding van de mededelingen van DNB deelt de minister van financiën het volgende mee:

Risicogebaseerd toezicht  trustkantoren
Ik sta welwillend tegenover de wens voor een meer risicogebaseerd  regelgevend kader voor trustkantoren. Ten aanzien van het eerste  punt (verruiming van de mogelijkheid om boetes te publiceren)  verwijs ik naar het betreffende onderdeel in deze brief. Ten aanzien  van het tweede punt, verruiming van de mogelijkheden tot het  intrekken van de vergunning  kan ik berichten dat ik positief  tegenover de wens van DNB sta. Ik zal in overleg met DNB de mogelijkheden verkennen.

DNB schrijft in de brief dat een betere gelijkschakeling tussen Wtt en Wft/Wwft zou moeten plaats vinden, door het invoeren van normen voor beheerste en integere bedrijfsvoering in de Wtt, naar model van artikel 3:17 Wft. In samenhang daarmee zou een norm voor twee dagelijks beleidsbepalers moeten worden ingevoerd naar het model van artikel 3:15 Wft. De cliëntenidentificatie zou net zo risicogebaseerd moeten worden als in de Wwft (ik begrijp van het verhaal over de cliëntenidentificatie helemaal niets, eerlijk gezegd).

Zie voor de complete tekst de brief van DNB, een helaas niet citeerbaar pdf bestand, zodat ik de tekst niet makkelijk kon kopiëren en in dit bericht plakken.

Zie over naming & shaming het andere bericht op dit blog.

Aanvulling 28 juli 2014
Met dank aan Nicolaas Weeda, bij wie het OCR programma wel werkte, onderstaand passages uit de brief van DNB over trustkantoren:

Publicatie van lasten onder dwangsom en bestuurlijke boetes
Bij het streven naar meer transparantie, past ook een beleid om door de toezichthouder opgelegde handhavingsmaatregelen, zoals bestuurlijke boetes, openbaar te maken. In de recente praktijk is gebleken dat er een verschil bestaat tussen DNB en de AFM ten aanzien van de publicatie van bestuurlijke boetes vanwege overtreding op het gebied van de beheerste en integere bedrijfsvoering. In de consultatieversie van het Implementatiebesluit CRD IV en CRR is voorzien dat di t verschil voor nieuwe gevallen wordt opgeheven. DNB verwelkomt dit.

Ten aanzien de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), de Wet toezicht trustkantoren (Wtt) en de Sanctiewet l 977 (Sw) ontbreekt op dit moment nog de mogelijkheid tot publicatie van lasten onder dwangsom of van bestuurlijke boetes. Het opnemen van een dergelijke bepaling in deze wetten zou goed aansluiten bij het streven van DNB naar meer transparantie en de preventieve werking hiervan.

Hetzelfde geldt voor lasten onder dwangsom of bestuurlijke boetes die DNB oplegt op grond van artikel 9c, eerste respectievelijk tweede lid, van de Bankwet 1998 voor overtredingen van – kort gezegd – de echtheids- en geschiktheidsvereisten voor eurobankbiljetten als bedoeld in artikel 9a, eerste tot en met derde lid, van de Bankwet 1998 of voor overtredingen van de Verordening valsemunterij (EG) nr. 1338/2001. Ook voor andere regelgeving waar DNB toezicht op houdt, zoals SEPA, geldt dat DNB streeft naar het zoveel mogelijk transparantie.

DNB verzoekt om de bevoegdheid om lasten onder dwangsom en bestuurlijke boetes te publiceren die worden opgelegd in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), Wet toezicht trustkantoren ( Wtt) en de Sanctiewet 1977 (Sw), dan wel op grond van artikel 9c, eerste respectievelijk tweede lid, van de Bankwet 1998. (…)

Risicogebaseerd toezicht trustkantoren

DNB verwelkomt de aanstaande wijziging van de Regeling integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren (Rib Wtt). De wijziging van de Rib is een belangrijke stap in hel streven van DNB naar een trustsector met professionele en goed bestuurde trustkantoren die voldoen aan wel- en regelgeving. In het belang van verdere professionalisering en toekomstbestendigheid van de trustsector acht DNB het van belang om voortbouwend op de nieuwe Rib, de Wtt nader te herzien en meer risicogebaseerd in te richten en in lijn te brengen met de institutionele eisen uit de Wft en de cliëntidentificatievereisten  ui t de Wwft.

Een betere gelijkschakeling tussen de Wtt en de Wft/ Wwft zou kunnen worden gerealiseerd door het invoeren van normen voor beheerste en integere bedrijfsvoering i n de Wtt, naar model van 3: 17 Wft, door te expliciteren dat de bedrijfsvoering van trustkantoren erop gericht moet zijn om de risico’s die het bedrijf van trustkantoor met zich meebrengt te mitigeren. In samenhang hiermee zou een norm voor twee dagelijks beleidsbepalers moeten worden ingevoerd, naar model van 3: 15 Wft. Tevens zouden de cliëntidentificatievereisten voor trustkantoren  meer risicogebaseerd moeten worden ingericht, naar model van de Wwft en zou de afbakening van de reikwijdte van de Wtt en de onder de wet gereguleerde diensten moeten worden herzien, ter beperking van het inherente integriteitrisico dat bepaalde diensten met zich meebrengen.

In aanvulling op het aanscherpen van de vereisten voor trustkantoren is het noodzakelijk dat van formele handhavingsmaatregelen een signaal uitgaat door verruiming van de mogelijkheden om boetes te publiceren, naar model van afdeling 1.5.2 van de Wft. In het geval dat een trustkantoor structureel niet in staat is om aan de wettelijke normen te voldoen en DNB vaststelt dat er geen andere middelen openstaan om naleving van de normen af te dwingen, dan moet DNB voldoende mogelijkheid hebben om de vergunning in te trekken, naar model van 1: 104 Wft.

Tot slot geldt dat de Beleidsregel Betrouwbaarheidsloetsing van DNB en AFM na een recente wijziging van regelgeving alleen nog van toepassing is op trustkantoren. Voor Wft-instellingen zijn de bepalingen aangaande de betrouwbaarheidstoetsing sinds enige tijd opgenomen in het Besluit prudentiële regels. Ook voor trustkantoren zouden deze regels op termijn in bijvoorbeeld de Regeling integere bedrijfsvoering Wtt 2014 kunnen worden ingevoegd. De Beleidsregel Betrouwbaarheidstoetsing zou dan kunnen worden ingetrokken.

DNB denkt graag mee over de mogelijkheden het regelgevend kader voor trustkantoren meer risicogebaseerd te maken, in lijn met de Wft, om verdere professionalisering van de sector te kunnen bevorderen.

NB Door mij is niet gecheckt of een en ander volledig goed is overgekomen. Raadpleeg als het nodig is de originele tekst.

 

25 juli 2014

Naming and shaming in de Wtt: publicatie van lasten onder dwangsom en boetes

door Ellen Timmer

Uit de wetgevingsbrief van de minister van financiën van 15 juli 2014 (wetgevingsbrief op het terrein van de financiële markten) blijkt dat de minister gehoor zal gaan geven aan het verzoek van DNB. Dat verzoek hield in dat DNB meer bevoegdheden wenst om lasten onder dwangsom en boetes opgelegd aan onder DNB-toezicht staande instellingen bekend te mogen maken. Een en ander zoals de AFM dit al veel langer doet.

DNB schrijft in de eigen brief dat in de recente praktijk is gebleken dat er een verschil bestaat tussen DNB en AFM ten aanzien van de publicatie van boetes vanwege overtreding op het gebied van de beheerste en integere bedrijfsvoering. In de Wwft, Wtt en Sanctiewet 1977 ontbreekt op dit moment een dergelijke publicatiemogelijkheid. DNB meent dat het opnemen van een dergelijke bepaling in deze wetten goed aansluit bij het streven van DNB naar meer transparantie. Voorts meent DNB dat er een preventieve werking. van kan uitgaan.

Straffen zonder rechter

Persoonlijk blijf ik er moeite mee hebben dat sancties door AFM en DNB bekend mogen worden gemaakt, terwijl het geschil met de financiële onderneming nog niet aan de rechter is voorgelegd. Publicatie van dit soort gegevens is nl. de facto als een straf te beschouwen, een straf die niet ongedaan kan worden gemaakt, ook al zou het trustkantoor gelijk krijgen van de rechter.

Straffen horen door de rechter te worden opgelegd, niet door een bestuursorgaan. Ik zie ook niet in waarom er niet een speciale strafprocedure zou kunnen worden gecreëerd, waarin DNB en AFM als aanklager (in plaats van het Openbaar Ministerie) kunnen optreden. Het is hoog tijd dat het procesrecht op dit punt wordt aangepast.

Zie over naming & shaming ook de berichten op mijn algemene weblog.

8 juli 2014

Column Pieter Lakeman over DNB

door Ellen Timmer

Pieter Lakeman schreef een column voor Ftm, waar hij uithaalt naar DNB. Intro: “De Nederlandsche Bank is onder leiding van Klaas Knot verworden tot een bemoeizuchtige club machtswellustelingen. Dat betoogt columnist Pieter Lakeman.

Tags:
29 april 2014

Factsheet geschiktheidstoetsing vergunningverlening trustkantoren is aangepast

door Ellen Timmer

In de nieuwsbrief van 29 april 2014 laat DNB weten dat voor trustkantoren het factsheet over de geschiktheidstoetsing voor de vergunningverlening aangepast. DNB schrijft dat het van belang is hiervan kennis te nemen. De huidige tekst is hier te vinden. Er staat:

Vergunningaanvraag Trustkantoren – geschiktheidstoetsing

Eén van de voorwaarden voor het verkrijgen van een vergunning voor een trustkantoor is dat de bestuurders, commissarissen en (mede) beleidsbepalers (hierna: bestuurder) geschikt worden geacht om het beroep of bedrijf van trustkantoor uit te oefenen.

Geschiktheid is een zware voorwaarde
Het is de ervaring van DNB dat aanvragers niet altijd geheel op de hoogte zijn van de vereisten ten aanzien van de geschiktheid, terwijl de geschiktheid op het moment van de vergunningaanvraag moet worden aangetoond. Als op het moment van de vergunningaanvraag niet aan deze geschiktheidsvereisten wordt voldaan, zal DNB de vergunningaanvraag moeten afwijzen. Ook in dat geval dient u leges te betalen (in 2014: EUR 3.200,-). DNB adviseert een potentiële aanvrager / bestuurder dan ook om zorgvuldig na te gaan of aan de voorwaarden van geschiktheid wordt voldaan. Hetzelfde geldt uiteraard ook voor de betrouwbaarheidstoets .

Aantonen van geschiktheid
De beoordeling of iemand geschikt is voor de voorgenomen functie vindt plaats op grond van de Beleidsregel geschiktheid 2012. Op grond van deze beleidsregel moet de bestuurder van een trustkantoor aantonen dat hij of zij beschikt over:

* Bestuurlijke vaardigheden nodig voor het (dagelijks) beleid;
* Leidinggevende vaardigheden in een hiërarchische verhouding; en
* Algemene en specifieke vakinhoudelijke kennis.

Deze vaardigheden en kennis moeten zijn opgedaan in een relevante werkomgeving gedurende ten minste twee jaar, waarvan minimaal één jaar aaneengesloten. De algemene en specifiek vakinhoudelijke kennis moet zijn opgedaan maximaal vijf jaar voorafgaand aan het moment van toetreding. De geschiktheid ten aanzien van de bestuurlijke en leidinggevende vaardigheden moeten zijn opgedaan maximaal tien jaar voorafgaand aan het moment van aantreden. Minimaal zal een bestuurder kennis en ervaring moeten hebben opgedaan op het gebied van antiwitwas- en terrorisme financiering. Ook de relevante wet- regelgeving moet actief bekend zijn.

Beleidsregel geschiktheid 2012

Meer informatie:

7 april 2014

Bedrijfsleven financiert DNB maar heeft geen zeggenschap over de begroting van DNB

door Ellen Timmer

Prof. mr. Danny Busch maakt zich zorgen over het nieuwe systeem van financiering van DNB en AFM met ingang van 2015, zo blijkt uit dit bericht. Hij schrijft onder meer:

Het verdwijnen van financiële prikkels bij de overheid leidt er mogelijk toe dat er geen reden meer is voor de toezichthouders om kritisch te kijken naar de inzet van de middelen

De auteur constateert terecht dat het een vreemde zaak is dat invloed van degenen die de kosten moeten betalen op de bedrijfsvoering van de toezichthouders ontbreekt. Al eerder las ik berichten, waarin auteurs zich afvragen of de kosten van algemene voorlichting door DNB en AFM wel voor rekening van de vergunninghouders moeten komen.

Tags:
20 maart 2014

Hoe zat het ook al weer met domicilie. Over wettelijke verplichtingen van degene die bedrijfsmatig domicilie verleent

door Ellen Timmer

De overheid houdt het zorgvuldig geheim, maar domicilieverlening is tegenwoordig een zwaar gereguleerde bezigheid. In Nederland bestaan momenteel drie soorten domicilie:

[a] Domicilieverlening in de zin van de Wet toezicht trustkantoren (Wtt). In die wet wordt domicilieverlening gedefinieerd als:

het in opdracht van een niet tot dezelfde groep behorende rechtspersoon, vennootschap of natuurlijke persoon, ter beschikking stellen van het adres of het postadres [*] aan een andere rechtspersoon of vennootschap, indien bepaalde bijkomende werkzaamheden [**] wordt verricht ten behoeve van die rechtspersoon of vennootschap of ten behoeve van een, tot dezelfde groep als die rechtspersoon of vennootschap behorende, andere rechtspersoon, vennootschap of natuurlijke persoon

Belanghebbenden dienen er op te letten dat er zeer snel sprake is van bijkomende werkzaamheden, met name “het op privaatrechtelijk gebied geven van advies of het verlenen van bijstand”. De toepasselijkheid van de Wtt heeft grote gevolgen: de ondernemer die deze domiciliediensten verleent dient bij De Nederlandsche Bank een vergunning aan te vragen en dient als vergunninghouder aan een groot aantal eisen te voldoen. Zie voor meer informatie de DNB-pagina over de Wtt.

[b] Domicilieverlening in de zin van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). De definitie is hier: het beroeps- of bedrijfsmatig een adres of postadres ter beschikking stellen. Dit is ruimer dan de Wtt, waar naar adres en postadres op grond van de Handelsregisterwet [*] wordt verwezen. Zie voor meer informatie over de Wwft de site van FIU-Nederland. Overigens valt op dat domicilieverleners niet als Wwft-melder bij FIU-Nederland worden genoemd. De toezichthouder is het Bureau Toezicht Wwft van de belastingdienst. Zie voor informatie de site van de belastingdienst.

[c] Overige domicilieverlening, dat wil zeggen domicilieverlening die niet onder [a] of [b] valt en dus niet gereguleerd is.

Door de gebrekkige informatievoorziening vrees ik dat er de nodige domicilieverleners buiten de trust(kantoren)sector zijn die niet van hun wettelijke verplichtingen op de hoogte zijn. Zij komen er pas achter als een overheidstoezichthouder of opsporingsinstantie vanwege onderzoek naar strafbare feiten de domicilieverlener op het spoor komt.

[*] Adres of postadres bedoeld in de artikelen 11, eerste lid, onderdeel c, en 14, eerste lid, onderdeel c, van de Handelsregisterwet 2007.

[**] In de wet wordt het volgende genoemd:

i) het op privaatrechtelijk gebied geven van advies of het verlenen van bijstand, met uitzondering van het verrichten van receptiewerkzaamheden;
ii) het verstrekken van belastingadvies of het verzorgen van belastingaangiften en daarmee verband houdende werkzaamheden;
iii) het verrichten van werkzaamheden in verband met het opstellen, beoordelen of controleren van de jaarrekening of het voeren van administraties;
iv) het werven van een bestuurder voor een rechtspersoon of vennootschap;
v) andere bij algemene maatregel van bestuur aan te wijzen bijkomende werkzaamheden.

20 december 2013

Bericht DNB over naleving van Wwft en Sanctiewet door door ondernemingen die onder toezicht van DNB staan

door Ellen Timmer

Op 19 december jl. heeft DNB op de site een bericht geplaatst over naleving van Wwft en Sanctiewet door ondernemingen die onder toezicht van DNB staan, onder meer trustkantoren. Opmerkelijk is dat het bericht betrekking heeft op een grotere groep ondernemingen die onder DNB-toezicht staan, maar dat de meeste voorbeelden betrekking hebben op banken.
Hierna volgt de tekst zoals nu op de site van DNB staat:

Q&A Beoordeling Ongoing Due Diligence Proces (WWFT en SW)

Vraag:

Hoe beoordeelt DNB het “ongoing due diligence” proces bij instellingen in het kader van de WWFT en RTSW?

Antwoord:

Ingevolge de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) dient een instelling een voortdurende controle op de zakelijke relatie en de tijdens de duur van deze relatie verrichte transacties uit te oefenen. Verder dient een instelling ingevolge de Regeling Toezicht Sanctiewet 1977 (RTSW) ook administratieve organisatie en interne controle maatregelen te hebben om de sanctieregelgeving te kunnen naleven. Bij de beoordeling van dit ongoing due diligence proces bij instellingen in het kader van de WWFT en de RTSW kijkt DNB naar de volgende onderwerpen:

  • hoe worden de gegevens van cliënten actueel gehouden (periodieke review);
  • hoe worden de transacties gemonitord;
  • hoe worden ongebruikelijke transacties gedetecteerd; en
  • hoe vindt de screening tegen de sanctielijsten plaats.

Proces van periodieke review

Ingevolge artikel 3 leden 2(d) en 8 WWFT dient een instelling voortdurende controle op de zakelijke relatie uit te oefenen en ervoor te zorgen dat de gegevens van de cliënt, de uiteindelijke belanghebbende en andere personen waar gegevens over zijn verzameld, actueel gehouden worden. Daarnaast volgt uit artikel 14 lid 4 Besluit Prudentiele Regels (Bpr) dat de instelling over procedures en maatregelen beschikt met betrekking tot de analyse van gegevens van cliënten, onder meer om afwijkende transactiepatronen te kunnen detecteren. Hieruit volgt eveneens dat cliënten en door de cliënt afgenomen producten of diensten gemonitord moeten worden.

De instelling actualiseert hiertoe op basis van risicogebaseerde en adequate maatregelen, periodiek de informatie over de cliënt en, indien nodig, het risicoprofiel van de cliënt. In het beleid en de procedures wordt bepaald op welk wijze en hoe vaak deze actualisering plaatsvindt. Er is daarbij een duidelijke cyclus per risicocategorie of klantensoort, bijvoorbeeld hoog risico minstens 1 keer per jaar, midden risico minstens 1 keer per 2 tot 5 jaar, en laag risico binnen 5 jaar of op basis van een goed omschreven ‘event driven review’. Er zijn ook controlemomenten en signalen benoemd wanneer de cliënt gereviewd zal worden.

Voorbeelden van elementen in een adequaat proces

  • De bank heeft het klantenbestand gekoppeld aan het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Hierdoor kunnen bepaalde klantgegevens up-to-date gehouden worden en kunnen wijzigingen in klantgegevens, die aanleiding kunnen zijn voor een cliëntreview, sneller worden gesignaleerd.
  • Bij zoekopdrachten naar externe signalen over cliënten (‘bad press’) worden checks op de naam van de cliënt uitgevoerd in combinatie met andere zoektermen zoals bijvoorbeeld ‘fraude’ en ‘witwassen’.
  • Bij de periodieke review wordt gekeken naar het rekeningverloop van het afgelopen jaar.

Voorbeelden van tekortkomingen in het proces

  • Er is geen of nauwelijks aandacht voor laag risico cliënten, ook niet bij wijzigingen.
  • Uitkomsten uit de transactiemonitoring of externe signalen zijn geen aanleiding om de cliënt te reviewen.
  • Het onderzoek naar externe signalen schiet tekort waardoor reviews niet (tijdig) plaatsvinden.
  • De periodieke review van cliënten en het monitoren van transacties worden beschouwd als twee afzonderlijke processen in plaats van complementaire processen, waardoor bij de periodieke review niet naar het transactieverleden wordt gekeken.

Proces van transactiemonitoring

Ingevolge artikelen 2a, 3 lid 2(d), 9 lid 3 WWFT en artikel 14 lid 4 Bpr monitort de instelling de transacties van cliënten. De instelling heeft procedures en processen om de rekeningen, activiteiten en/of transacties van cliënten te monitoren om inzicht te krijgen en te houden in de aard en achtergrond van cliënten en hun financieel gedrag en om afwijkende transactiepatronen, zoals ongebruikelijke transactiepatronen en transacties die naar hun aard een hoger risico op witwassen of financieren van terrorisme, te detecteren. Er is hiertoe een efficiënt systeem (handmatig of geautomatiseerd) om te controleren of alle opmerkelijke en mogelijke ongebruikelijke transacties worden gedetecteerd . Het systeem heeft een duidelijke uitgebreide lijst van business rules die op gedefinieerde momenten en bij wetswijzigingen worden herzien. Het van elke cliënt opgestelde risicoprofiel werkt door in de monitoring van de transacties en activiteiten van de cliënt.

Voorbeelden van elementen in een adequaat proces

  • De bank stelt een risicoprofiel op van een klant en per (soort) klantenrisicoprofiel wordt een transactieprofiel opgesteld.
  • De bank beschikt over goed doordachte gedifferentieerde scenario’s en business rules, waaronder op de (soort) cliënt afgestemde limieten.
  • De bank is een lerende organisatie die op basis van ervaringen van haarzelf en anderen (bijvoorbeeld creditcardmaatschappijen) de scenario’s en rules verfijnt.
  • De bank test periodiek de effectiviteit van het transactiemonitoringsproces en verricht trendanalyses. De uitkomsten van de trendanalyses worden verwerkt in scenario’s en rules.

Voorbeelden van tekortkomingen in het proces

  • De bank hanteert hoge transactielimieten voor de business rules, en de business rules richten zicht voornamelijk op contante transacties.
  • De bank neemt hoog risico landen, waaronder de landen op de waarschuwingslijst van de FATF, niet mee bij de transactiemonitoring.
  • Er is onvoldoende capaciteit om alerts te beoordelen en er is geen toegang tot oudere, reeds onderzochte of gesloten alerts.
  • Bij een decentrale monitoring wordt er niet zorg gedragen voor adequate kennis over de Nederlandse markt, hebben medewerkers geen toegang tot alle informatie, vindt geen check plaats op de kwaliteit van de monitoring, of wordt geen zorg gedragen voor een adequate training met betrekking tot transactiemonitoring.
  • Er is geen frequente, helder geagendeerde monitoring.

Proces van detecteren van ongebruikelijke transacties

Ingevolge art 2(a), 16 en 23 WWFT is de instelling verplicht ongebruikelijke transacties te melden aan de FIU-NL. De instelling heeft hiertoe een uitgebreide lijst van relevante indicatoren of red flags opgesteld en aan medewerkers ter beschikking gesteld teneinde ongebruikelijke transacties te kunnen detecteren. Hierbij wordt bijzondere aandacht besteed aan ongebruikelijke transactiepatronen en transacties die naar hun aard een hoger risico op witwassen of financieren van terrorisme.

Voorbeeld van een element in een adequaat proces

  • De bank heeft beleid ontwikkeld omtrent het verwerken van ontvangen doormeldingen van FIU-NL in het klantenrisicoprofiel.

Voorbeeld van een tekortkoming in het proces

  • De enige indicatoren die aan medewerkers ter beschikking zijn gesteld, zijn verwijzingen naar de objectieve en subjectieve indicatoren die op grond van het Uitvoeringsbesluit WWFT zijn aangewezen.

Proces van sanctiescreening

Ingevolge artikel 2 van de RTSW dient de instelling maatregelen te hebben getroffen ter naleving van de sanctieregelgeving op het gebied van de administratieve organisatie en interne controle. De instelling heeft de sanctieregelgeving en het interne sanctiebeleid vertaald naar passende procedures en maatregelen (ook gericht op de jurisdicties waar de instelling opereert). Bij het screenen tegen de sanctielijsten worden alle namen en andere relevante gegevens van natuurlijke personen en rechtspersonen die in de klantendossier staan (inclusief uiteindelijk belanghebbende, gemachtigde, begunstigde, etc.) gecontroleerd tegen de EU en Nederlandse sanctielijsten. Het screenen van relaties gebeurt bij acceptatie, periodiek en/of bij wijziging klantenbestand en sanctielijsten.

Voorbeelden van elementen in een adequaat proces

  • De bank maakt voor de screening van haar relaties niet uitsluitend gebruik van de sanctielijsten maar gebruikt tevens eigen lijsten die zij aan de hand van voor haar relevante criteria heeft samengesteld, zoals bijvoorbeeld voor bepaalde regio’s, plaatsnamen, havensteden, scheepsnamen en relaties waarvan afscheid is genomen.
  • De bank heeft duidelijk beleid omtrent alle gesanctioneerde landen en medewerkers zijn op de hoogte van ontwikkelingen in de sanctieregelgeving.

Voorbeelden van tekortkomingen in het proces

  • Personen en entiteiten die op de suppressie lijsten staan, worden niet periodiek of bij wijzigingen in de (EU of Nederlandse) sanctielijsten gescreend.
  • Er worden geen actuele sanctielijsten gebruikt.