Op 25 juni jl. heeft DNB de internetconsultatie inzake de beleidsregel Maatschappelijke Betamelijkheid voor trustkantoren bekend gemaakt. Het consultatiedocument is hier (MS Word) te vinden.
De omschrijving van “maatschappelijke betamelijkheid” in de titel van het consultatiedocument heeft veel weg van de norm die in het privaatrecht ten grondslag ligt aan onrechtmatige daad:
betrokkenheid van het trustkantoor of zijn medewerkers bij handelingen die op een dusdanige wijze ingaan tegen hetgeen volgens het ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer betaamt, dat hierdoor het vertrouwen in het trustkantoor of in de financiële markten ernstig kan worden geschaad
DNB denkt deze zorgvuldigheidsnorm te kunnen bevorderen door schriftelijke vastlegging in het beleidsdocument. Het beleidsdocument moet een beschrijving bevatten “van hoe, wanneer en bij welke handelingen een evenwichtige belangenafweging gemaakt wordt ten aanzien van maatschappelijke betamelijkheid“.
Vervolgens moet uit dat beleid voortvloeiende procedures, processen en maatregelen en aantal in het consultatiedocument beschreven elementen bevatten:
a. een overzicht van de (potentiële) besluiten, activiteiten, soorten transacties en overige handelingen waarbij het risico, bedoeld in het eerste lid, zich met name kan voordoen; en de hierbij noodzakelijke mitigerende maatregelen;
b. criteria op basis waarvan het trustkantoor op risicogebaseerde wijze beoordeelt of bij het eigen handelen of dat van haar werknemers sprake kan zijn van zodanige strijdigheid met hetgeen volgens het ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer betaamt, dat hierdoor het vertrouwen in het trustkantoor of in de financiële markten ernstig kan worden geschaad.
c. een beschrijving welke functionaris of afdeling binnen het trustkantoor verantwoordelijk is voor het creëren, agenderen en bestendigen van bewustwording bij de meest relevante organisatieonderdelen ten aanzien van handelingen die mogelijk dusdanig strijdig zijn met hetgeen volgens het ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer betaamt, dat hierdoor het vertrouwen in het trustkantoor of in de financiële markten ernstig kan worden geschaad;
d. voorschriften voor een periodieke evaluatie en beoordeling van de effectiviteit van bedoeld beleid en de procedures, processen en maatregelen waarin dit zijn weerslag vindt. Deze analyse en beoordeling vinden tenminste jaarlijks plaats of zo vaak als hiervoor aanleiding is. Het trustkantoor draagt aantoonbaar zorg voor een tijdige implementatie van geconstateerde verbeterpunten;
e. voorschriften waaruit blijkt welke onderdelen en of functionarissen binnen het trustkantoor betrokken dienen te worden bij het maken van de evenwichtige belangenafweging, bedoeld in het tweede lid en een overzicht van de beslissingsbevoegdheid per onderdeel en/ of functionaris;
f. voorschriften waaruit blijkt hoe de evenwichtige belangenafweging, bedoeld in het tweede lid, en de belangrijkste afwegingen die door het trustkantoor zijn gemaakt, worden vastgelegd;
g. voorschriften waaruit blijkt hoe onderwerpen die maatschappelijke betamelijkheid aangaan extern worden gecommuniceerd;
h. procedures en maatregelen om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen inzake de omgang met incidenten inzake maatschappelijk betamelijkheid, waaronder het onverwijld informeren van DNB over het incident. Naast de wettelijk verplichte melding van incidenten, conform reeds bestaande procedures, verwacht DNB dat het trustkantoor onderzoek doet naar de oorzaken en gevolgen van een incident en dat de (voorlopige) onderzoeksresultaten zo spoedig mogelijk aan DNB worden verstrekt.
Wat daarna volgt is eveneens uitdagend:
4. Bij het identificeren en mitigeren van de risico’s, bedoeld in het eerste lid, weegt DNB mee in hoeverre door het trustkantoor ook gegevens worden betrokken over de activiteiten die door de cliënten van het trustkantoor worden uitgevoerd en de bij die activiteiten betrokken derden, beide voor zover van het trustkantoor redelijkerwijs kan worden verwacht dat zij hiervan op de hoogte is of had moeten zijn.
5. DNB weegt mee hoe het trustkantoor er zorg voor draagt dat als onderdeel van de processen, procedures en maatregelen, bedoeld in het derde lid, in ieder geval een analyse wordt gemaakt van hetgeen volgens het ongeschreven recht in het maatschappelijk verkeer en bij de voor het trustkantoor belangrijkste stakeholders als onbetamelijk wordt gezien op de voor het trustkantoor relevante gebieden. DNB verwacht dat deze analyse jaarlijks wordt uitgevoerd of vaker wanneer daar aanleiding voor is. DNB verwacht tevens dat het trustkantoor zorg draagt voor de noodzakelijke aanpassingen van het beleid en de daaruit voortvloeiende procedures, processen en maatregelen op basis van de uitkomsten van deze analyse.
6. DNB verwacht dat het trustkantoor aantoonbaar stimuleert dat op een voor haar passende wijze een actieve discussie binnen het eigen trustkantoor wordt gevoerd over hetgeen al dan niet als maatschappelijk betamelijk kan worden gezien.
De trustkantoren en hun medewerkers moeten over wonderbaarlijke krachten bezitten, om hier aan te kunnen voldoen.
Het is jammer dat DNB de focus legt op procedures, in plaats van de invulling van de door hen gewenste norm, waarover DNB zich niet wenst uit te laten.
Andere gereguleerde beroepsbeoefenaren doen er goed aan de ontwikkelingen goed te volgen, want ook bij accountants, belastingadviseurs en andere juridische beroepsbeoefenaars wordt over “maatschappelijke betamelijkheid” gesproken.
Compliance Platform Trustkantoren 
Geef een reactie